1. Obecné informace
Naše společnost TaxVision s.r.o., IČO 27921450, se sídlem Klimentská 1246/1, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spis. zn. C 126641, je oprávněna vykonávat činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence a daňové poradenství.
Našimi klienty mohou být právnické osoby i osoby fyzické. Osobními údaji jsou však pouze takové údaje, které se vážou k fyzické osobě. Tento dokument obsahuje podrobné informace o zpracování osobních údajů ze strany naší společnosti, zejména:
- jaké osobní údaje naše společnost zpracovává;
- za jakým účelem tak činí;
- jaká práva máte jako osoba, k níž se osobní údaje vážou (tj. subjekt údajů), a jak tato práva můžete uplatnit.
2. Vedení účetnictví, mzdové a daňové agendy našich klientů
V rámci této činnosti sbíráme a zpracováváme osobní údaje klienta, pokud jde o fyzickou osobu, a osobní údaje zástupců klienta nebo jeho kontaktních osob, pokud jde o osobu právnickou. Osobní údaje získáváme přímo ze smlouvy nebo od klienta jiným způsobem (prostřednictvím e-mailové, písemné či telefonické komunikace).
Zpracováváme osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, titul, adresa, e-mailová adresa, telefon (u podnikatelů i obchodní firmu, IČO a sídlo). V případě zpracování mezd či jiných činností nezbytných pro plnění smluv může jít i o další údaje, jako např. datum narození, rodné číslo apod.
Účelem zpracování osobních údajů je poskytování sjednaných služeb klientovi, zejména vedení účetnictví, zpracování mzdové agendy zaměstnanců klienta, zpracování a podání daňových přiznání a dalších podání na příslušné úřady.
Právním základem pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavírá klient – fyzická osoba. V případě klienta – právnické osoby má naše společnost oprávněný zájem na zpracování osobních údajů jejích zástupců, jinak by nebylo možné služby poskytovat.
Osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání smlouvy mezi klientem a naší společností a po jejím ukončení po dobu vyplývající z právních předpisů (zejména účetních a daňových).
Naše společnost v rámci této činnosti posílá informace o klientovi příslušnému finančnímu úřadu a/nebo příslušnému soudu. Žádné z těchto osobních údajů nepředává naše společnost do třetích zemí mimo EU.
Při zpracování osobních údajů naše společnost:
- osobní údaje chrání, aby nedošlo k jejich neoprávněnému užití či zpřístupnění osobám, které nejsou oprávněny je zpracovávat;
- osobní údaje nezveřejňuje, pokud k tomu nemá souhlas subjektu údajů;
- pro zpracování osobních údajů využívá služeb zpracovatelů – poskytovatelů IT systémů;
- při zpracování osobních údajů nedochází k rozhodování založeném výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by mělo pro fyzickou osobu právní účinky nebo obdobné účinky, které by se jí obdobným způsobem významně dotýkaly.
Pro vysvětlení:
• automatizovaným individuálním zpracováním je taková operace s osobními údaji, do které žádným způsobem nezasahuje člověk;
• profilování představuje automatizované zpracování osobních údajů směřujících k hodnocení určitých aspektů fyzické osoby (např. zájmů, preferencí, pohybu apod.).
3. Práva subjektu údajů v souvislosti se zpracováním
Subjekt údajů má různá práva vyplývající zejména z článků 15 až 22 obecného nařízení o ochraně osobních údajů Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (známé i pod zkratkou „GDPR“). Pro jejich uplatnění naše společnost níže shrnuje jejich výčet a obsah.
Obecně pro uplatnění uvedených práv platí následující:
- Vůči komu: Práva mohou být uplatněna vůči správci osobních údajů. Ve většině případů je naše společnost při poskytování služeb svým klientům (kde dochází ke zpracování osobních údajů) v postavení zpracovatele, tj. osoby, která takové zpracování činí pro správce a dle jeho pokynů. Ve výše uvedených činnostech však je v postavení správce a fyzické osoby mají právo se obracet při uplatnění svých práv přímo na naší společnost.
- Ověření totožnosti: Před vyřízením žádosti můžeme potřebovat ověřit totožnost žadatele. Toto opatření je důležité z hlediska ochrany, abychom neposkytovali osobní údaje osobě, které nepatří. Pokud nám odmítne žadatel poskytnout informace pro ověření jeho totožnosti, nebudeme schopni žádosti vyhovět.
- Lhůta vyřízení: Na žádost budeme reagovat bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení žádosti. V případě, že žádost nebude v této lhůtě možné vyřídit, informujeme subjekt údajů v této lhůtě o prodloužení, které nebude přesahovat dva měsíce (tj. maximální lhůta bude tři měsíce).
- Forma odpovědi: Na žádosti reagujeme primárně elektronicky, tj. prostřednictvím e-mailové komunikace. V konkrétním případě lze komunikaci přizpůsobit preferencím subjektu údajů, pokud nás předem informuje.
- Poplatky: Veškerá sdělení a veškeré úkony související s výkonem práv podle článků 15 až 22 GDPR činíme obecně bezplatně. V souladu s uvedeným nařízením jsme však oprávněni v případě, že by žádost byla nepřiměřená (zejména z důvodu jejího opakování), žádat uhrazení nákladů spojených s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo odmítnout žádosti vyhovět.
- Kontakt pro uplatnění práv: Naši společnost můžete za účelem výkonu Vašich práv kontaktovat na adrese osobniudaje@taxvision.cz, případně písemně či osobně v sídle naší společnosti na adrese Klimentská 1246/1, 110 00 Praha 1.
4. Přehled a výčet jednotlivých práv
Právo na přístup k osobním údajům
Fyzická osoba hat právo získat informace o tom, zda její osobní údaje zpracováváme nebo nikoliv. Pokud dochází ke zpracování jejích osobních údajů, má současně právo přístupu k nim a k informacím o zpracování. Pokud o to požádá, naše společnost poskytne této fyzické osobě kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie, které by případně vyžádala, již naše společnost může účtovat poplatek ve výši administrativních nákladů. O výši takového poplatku bude naše společnost informovat žadatele předem. Pokud by vydáním kopie osobních údajů mohla být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, nebude kopie osobních údajů naší společností poskytnuta.
Právo na opravu osobních údajů
Naše společnost zpracovává osobní údaje v dobré víře, že jde o údaje přesné a aktuální. V případě, že zpracováváme nepřesné nebo neúplné osobní údaje, má subjekt údajů právo, abychom takové údaje na žádost opravili či doplnili.
Právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“)
Fyzická osoba má právo na výmaz svých osobních údajů v následujících případech:
- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
- subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovávány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
- subjekt údajů vznese námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu nebo veřejném zájmu a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo proti zpracování pro účely přímého marketingu;
- osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
- osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti, která se vztahuje na naši společnost jako správce;
- subjektu údajů je 13 a více let a jeho/její osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti na základě souhlasu, případně na základě souhlasu zákonného zástupce.
Upozorňujeme, že existují situace, ve kterých toto právo subjektu údajů nenáleží, zejména pokud je zpracování osobních údajů nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků apod. Přehled výjimek obsahuje čl. 17 odst. 3 GDPR.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
Subjektu údajů náleží právo na omezení zpracování jeho/jejích osobních údajů v těchto případech:
- pokud popírá přesnost osobních údajů, pak naše společnost omezí zpracování na dobu potřebnou k tomu, abychom jejich přesnost ověřili;
- pokud je zpracování osobních údajů protiprávní, ale subjekt údajů žádá místo výmazu o omezení jejich použití;
- pokud naše společnost osobní údaje již nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je žádá pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- pokud subjekt údajů vznese námitky proti zpracování založeném na oprávněném zájmu, pak bude zpracování omezeno na dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody naší společnosti nepřevažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů uvedenými v námitce.
V době omezení zpracování budeme osobní údaje zpracovávat pouze na základě souhlasu subjektu údajů s takovým zpracováním. Omezení se nevztahuje na uložení osobních údajů nebo na jejich zpracování z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu. Před obnovením zpracování budeme subjekt údajů předem informovat.
Právo na přenositelnost údajů
V případech, kdy naše společnost automatizovaně zpracovává osobní údaje, které nám subjekt poskytl, a toto zpracování je založeno na souhlasu nebo na plnění smlouvy, má subjekt údajů právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci. Pokud je to technicky možné a požadováno, předá naše společnost tyto údaje přímo určenému správci.
Právo vznést námitku
Právo vznést námitku má subjekt údajů v případě, že jeho/její osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu (našeho nebo třetí osoby) nebo ve veřejném zájmu. V případě námitky nebudeme osobní údaje zpracovávat, ledaže máme pro takové zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují nad zájmy subjektu údajů nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. V případech, kdy osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, včetně profilování, můžete námitku vznést kdykoliv a údaje již pro tyto účely nebudeme zpracovávat.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Ve věci zpracování osobních údajů se můžete obrátit na příslušný dozorový úřad v členském státě EU. Pro území České republiky se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7). Bližší informace o úřadu najdete na jeho webových stránkách www.uoou.cz.
V Praze, 24. 4. 2018
Blanka Štarmanová, jednatel společnosti
5. Zákonné lhůty archivace účetních dokladů
Níže je uveden přehled zákonných lhůt archivace a uchovávání účetní a mzdové dokumentace:
| Dokumentace | Doba archivace | Zákonná norma |
|---|---|---|
| Podnikatel, který není dle zákona o účetnictví účetní jednotkou (neplátce DPH, vede daňovou evidenci nebo uplatňuje výdaje paušálem) | ||
| Jakékoliv dokumenty potřebné k daňové kontrole | 3 roky (s možností prodloužení lhůty až o 10 let) | č. 280/2009 Sb. (Daňový řád) § 92 (3), § 93 a § 148 |
| Účetní jednotka (podle zákona o účetnictví) | ||
| Účetní závěrky a výroční zprávy | 10 let | č. 563/1991 Sb. (Zákon o účetnictví) § 31 a § 32 |
| Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy | 5 let | č. 563/1991 Sb. (Zákon o účetnictví) § 31 a § 32 |
| Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (mzdové listy, daňové doklady aj.) | 5 let | č. 563/1991 Sb. (Zákon o účetnictví) § 31 a § 32 |
| Podnikatelé (plátci DPH) i účetní jednotky | ||
| Doklady od osob povinných k dani z přidané hodnoty | 10 let | č. 235/2004 Sb. (Zákon o dani z přidané hodnoty) § 35 a § 35a |
| Zaměstnavatelé | ||
| Stejnopisy evidenčních listů | 3 roky | č. 582/1991 Sb. (Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení) § 35a (4) a § 37 (1) |
| Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení | 6 let (3 roky po úhradě pojistného) | č. 582/1991 Sb. (Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení) § 35a (4) a § 37 (1) |
| Mzdové listy (mzdové listy poživatelů starobního důchodu) | 30 let (10 let) | č. 582/1991 Sb. (Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení) § 35a (4) a § 37 (1) |
| Údaje potřebné pro stanovení a odvod pojistného | 10 let | č. 589/1992 Sb. (Zákon o pojistném na sociální zabezpečení) § 22c |
| Vnitřní předpis, kterým zaměstnavatel stanovuje práva z pracovněprávních vztahů výhodněji | 10 let | č. 262/2006 Sb. (Zákoník práce) § 305 (4) |